Juridische bepalingen
Klachtenregeling Cameracollege
Verschillende soorten klachtenregelingen
Naast een algemene klachtenregeling kent het college ook speciale klachtenregelingen. Speciale klachtenregelingen zijn bestemd voor de afhandeling van klachten over specifieke onderwerpen waarvoor het nodig is gevonden een speciale regeling te treffen.
Speciale klachtenregelingen zijn opgenomen in de:
• Regeling ongewenst gedrag;
• Regeling bescherming persoonsgegevens.
Inhoudsopgave Klachtenregeling
1 – Algemene klachtenregeling
2 – Regeling ongewenst gedrag
3 – Regeling Bescherming Persoonsgegevens
1. Algemene klachtenregeling
Indien een student rechtstreeks in zijn of haar belang wordt getroffen door een besluit van een orgaan of een medewerker van het college, dan wel door een handeling van een medestudent of een medewerker, heeft de student het recht zich daarover te beklagen bij de Klachtencommissie. Dit betreft een derde partij, niet in dienst of anderszins verbonden aan het Cameracollege, die door het Cameracollege is verzocht om als onafhankelijke partij een bindende uitspraak te doen.
Wanneer is de algemene klachtenregeling niet van toepassing
Niet geklaagd kan worden over besluiten waarvoor een speciale klachtenregeling bestaat of waarvoor een aparte bezwaar- en beroepsprocedure is ingesteld.
Indienen van een klacht
De klacht moet schriftelijk (eventueel per e-mail) worden ingediend bij:
De Klachtencommissie (t.a.v. mevr. J. (Jolanda) de Leeuw)
klachten@cameracollege.nl
Schapendreef 3, 4824AM Breda
Termijn voor het indienen van de klacht
De klacht moet zo spoedig mogelijk worden ingediend, doch uiterlijk binnen 20 dagen nadat het betreffende besluit is genomen of de betreffende handeling is verricht. De aangeklaagde wordt over de klacht geïnformeerd en in de gelegenheid gesteld verweer te voeren.
Uitkomst onderzoek
De klager wordt binnen twee weken na afronding van het naar aanleiding van de klacht ingestelde onderzoek schriftelijk in kennis gesteld van de uitkomst. Indien noodzakelijk kan deze termijn eenmaal met veertien dagen worden verlengd. Tegen de beslissing staat geen beroep open.
Waar te vinden in het Studentenstatuut
De algemene klachtenregeling is te vinden in artikel 7.1 van het Studentenstatuut.
2. Regeling Ongewenst Gedrag
In de regeling ongewenst gedrag wordt beschreven op welke wijze men zich kan beklagen over ongewenst gedrag en wat daar vervolgens mee wordt gedaan. De regeling geldt voor zowel medewerkers als studenten en externen.
1. Ongewenst gedrag
Degene die geconfronteerd wordt met ongewenst gedrag, kan zich daarover beklagen bij de vertrouwenspersoon van de Klachtencommissie. Ongewenst gedrag kan zich op verschillende manieren voordoen. Voorbeelden van ongewenst gedrag zijn agressie, geweld, pesten en discriminatie.
2. Vertrouwenspersoon
Degene die wordt geconfronteerd met ongewenst gedrag, kan daar met de vertrouwenspersoon over spreken en samen met die persoon proberen aan het ongewenste gedrag een einde te maken.
3. Vertrouwenspersoon Klachtencommissie
De vertrouwenspersoon van de Klachtencommissie behandelt klachten over ongewenst gedrag.
Wordt een klacht geheel of gedeeltelijk gegrond verklaard, dan kan de Klachtencommissie het bestuur adviseren maatregelen te treffen.
Correspondentie aan de vertrouwenspersoon van de Klachtencommissie wordt gericht aan:
Vertrouwenspersoon Klachtencommissie van het Cameracollege
vertrouwenspersoon@cameracollege.nl
Schapendreef 3
4824 AM Breda
4. Reglement van orde
De Klachtencommissie heeft een reglement van orde waarin de werkwijze van de commissie is uitgewerkt.
5. Indiening klacht
Klachten over ongewenst gedrag kunnen zowel bij een vertrouwenspersoon worden ingediend als bij de Klachtencommissie ongewenst gedrag. Gebruikelijk is dat in eerste instantie een klacht over ongewenst gedrag wordt besproken met een vertrouwenspersoon en dat daarna pas wordt besloten de klacht wel of niet onder de aandacht te brengen van de Klachtencommissie ongewenst gedrag.
6. Wie kunnen een klacht indienen
Zowel medewerkers als studenten en externen kunnen zich beklagen over ongewenst gedrag.
7. Termijn waarbinnen klachten kunnen worden ingediend
Het verdient aanbeveling klachten over ongewenst gedrag zo snel mogelijk aan te kaarten. Niet altijd kunnen klagers zich er, emotioneel of anderszins, toe zetten een klacht snel onder de aandacht van de organisatie te brengen. Het is daarom mogelijk om pas na verloop van tijd een klacht in te dienen, doch uiterlijk tot één jaar na uitschrijving of ontslag.
Wel moet bedacht worden dat hoe langer het geleden is dat de gebeurtenis heeft plaatsgevonden waarover wordt geklaagd, hoe moeilijker het voor de Klachtencommissie wordt om een gefundeerd oordeel te geven.
8. Behandeling klacht
Wordt een klacht behandeld door de vertrouwenspersoon van de Klachtencommissie, dan leidt dit in de regel tot een mondelinge behandeling van de klacht, waarbij zowel klagers als aangeklaagden in de gelegenheid worden gesteld om te worden gehoord. Wordt een klacht geheel of gedeeltelijk gegrond verklaard, dan kan de Klachtencommissie het bestuur adviseren om maatregelen te treffen.
9. Vereenvoudigde behandeling en verzet
In sommige gevallen kan de Klachtencommissie de klacht onmiddellijk afdoen. Dit is het geval als de commissie van mening is dat het klaagschrift kennelijk niet-ontvankelijk is of als de Klachtencommissie niet bevoegd wordt geacht de klacht te behandelen. In dat geval vindt er geen mondelinge behandeling plaats en ontvangt de klager het besluit van de commissie per post.
Is een klager het niet eens met dat besluit, dan kan hij of zij daar binnen twee weken nadat het besluit is toegezonden schriftelijk verzet tegen aantekenen. Het verzetschrift moet gericht worden aan de Klachtencommissie. Is een verzetschrift ingediend, dan wordt de klacht alsnog behandeld.
10. Kosten procedure
Voor procedures die worden gevoerd bij de Klachtencommissie en/of de vertrouwenspersoon worden geen kosten in rekening gebracht.
3. Regeling bescherming persoonsgegevens Cameracollege
Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) is het Cameracollege verplicht om de persoonlijke levenssfeer te beschermen van eenieder van wie persoonsgegevens door het college worden verwerkt. Dit betekent dat de gegevens alleen voor bepaalde doeleinden mogen worden gebruikt en niet zonder meer aan derden mogen worden verstrekt. Daarnaast mogen er geen onjuiste gegevens worden opgeslagen.
1. Regeling bescherming persoonsgegevens Cameracollege
De rechten van betrokkenen met betrekking tot de gegevens die door het college over hen worden bewaard, zijn vastgelegd in de regeling bescherming persoonsgegevens Cameracollege, die door het bestuur is vastgesteld.
2. Functionaris gegevensbescherming
Het bestuur is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. De door het bestuur benoemde functionaris gegevensbescherming houdt toezicht op de bescherming van de persoonsgegevens en kan aan de beheerders van de gegevens aanwijzingen geven. Bij het college is de algemeen directeur tevens de functionaris gegevensbescherming.
3. Rechten betrokkenen
Elke betrokkene heeft op grond van de regeling bescherming persoonsgegevens Cameracollege:
• recht op inzage. Een verzoek tot inzage moet schriftelijk worden ingediend bij de beheerder van de betreffende gegevens;
• recht op verbetering. Dit recht houdt in dat feitelijk onjuiste, onvolledige of niet ter zake dienende gegevens kunnen worden verbeterd;
• de mogelijkheid om tegen de verwerking van bepaalde gegevens verzet aan te tekenen bij de beheerder van de gegevens.
4. Klachtrecht
Ongeacht het bovenstaande kunnen betrokkenen ook een klacht indienen bij de functionaris gegevensbescherming indien zij van mening zijn dat de regeling bescherming persoonsgegevens Cameracollege niet juist wordt nageleefd. Over de uitkomsten van het onderzoek dat vervolgens wordt ingesteld, wordt de klager schriftelijk geïnformeerd.
5. Eerste bezwaar, dan beroep
Is een betrokkene het niet eens met een besluit over (de verwerking van) zijn of haar gegevens, dan kan hij of zij daar uiterlijk binnen zes weken schriftelijk bezwaar tegen maken. Het bezwaarschrift moet worden gericht aan:
Het bestuur van het Cameracollege
Ter attentie van: functionaris gegevensbescherming
Schapendreef 3
4824 AM Breda
6. Beslissing op bezwaar
Wordt een bezwaarschrift ingediend, dan moet daar een besluit over worden genomen. Meestal noemt men dit besluit een ‘beslissing op bezwaar’. De ‘beslissing op bezwaar’ wordt altijd schriftelijk meegedeeld. Is een belanghebbende het niet eens met de ‘beslissing op bezwaar’, dan kan hij of zij daar uiterlijk binnen zes weken schriftelijk tegen in beroep bij de rechtbank in Breda. De adresgegevens zijn:
Rechtbank Breda
Postbus 90110
4800 RA Breda
Meer informatie over de rechtbank Breda is te vinden op:
http://www.rechtspraak.nl/Gerechten/Rechtbanken/Breda
7. Vereisten waaraan een bezwaar- of beroepschrift moet voldoen
Bezwaar- en beroepschriften moeten niet alleen tijdig worden ingediend, zij moeten ook aan een aantal andere eisen voldoen, zoals:
• de naam en het adres van de indiener;
• de dagtekening;
• een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar of beroep is gericht en bij voorkeur een kopie van dat besluit;
• de gronden van het bezwaar of beroep.
Laat een belanghebbende zich door een gemachtigde, niet zijnde een advocaat, vertegenwoordigen, dan moet aan het bezwaar- of beroepschrift een door de belanghebbende getekende volmacht worden toegevoegd.
Voldoet een bezwaar- of beroepschrift niet aan bovengenoemde voorschriften, dan loopt men de kans dat het bezwaar of beroep niet-ontvankelijk wordt verklaard.
8. Kosten procedure
Interne procedures die gevoerd worden op grond van de regeling bescherming persoonsgegevens Cameracollege zijn kosteloos. Procedures die gevoerd worden bij de rechtbank zijn dat niet en komen, in ieder geval in eerste instantie, voor rekening van de betrokkene.
9. Waar te vinden in het Studentenstatuut
De regeling bescherming persoonsgegevens Cameracollege is een uitwerking van artikel 6.4 van het Studentenstatuut.
10. Informatie
Informatie over de regeling bescherming persoonsgegevens Cameracollege wordt verstrekt door de functionaris gegevensbescherming (FG).
11. Informatie over meldingen en bestanden met persoonsgegevens
De FG beheert de meldingen. Deze zijn door iedereen in te zien. De beheerders of andere daartoe speciaal aangewezen medewerkers geven op verzoek nadere informatie over de gegevensverwerking en zijn ook degenen bij wie een verzoek tot inzage, wijziging, verwijdering of verzet kan worden gedaan.
De volgende meldingen in het kader van de Wet bescherming persoonsgegevens zijn gedaan:
• verwerking personeelsadministratie
• studentenadministratie
• boekhouding/facturatie
• beheer betrokkenen
• bestuur medewerkers
• administratie studenten
• administratie/accountancy medewerkers/studenten
12. Beveiliging elektronische persoonsgegevens
Het Cameracollege hanteert een beveiligde omgeving voor persoonsgegevens. Studentengegevens zijn enkel toegankelijk voor die werknemers die daar vanuit hun functie toegang toe dienen te hebben. Alle gegevens worden op vier beveiligde servers bewaard:
- Lokale server Schapendreef (Unity); toegang tot de specifieke directories is afgeschermd met usernames/passwords, volgens een encrypted protocol. Deze server is beveiligd tegen crash/diefstal en dient als ‘werkserver’ voor administratie/docenten.
- Echosign externe server; alle contracten/overeenkomsten van het Cameracollege worden op de server volgens een encrypted protocol en met beveiligde, beperkte toegang bewaard en verzonden.
- Accountancy externe server; alle boekhoudingsdocumenten/facturen worden extern en beveiligd bewaard en via encrypted protocol verzonden. Tot deze server hebben het bestuur, de administratie en de accountancy toegang.
- Cameracollege portal server (dedicated) CRM; alle medewerkers hebben tot deze server toegang met hun gebruikersnaam/password. De toegang is encrypted en de toegang tot functionaliteit/documenten wordt bepaald door de rol van de gebruiker.
- Cameracollege portal server (dedicated) MOODLE; dit deel van de dedicated server is enkel toegankelijk voor docenten/ICT/studenten en geldt als elektronische leeromgeving. Toegang hiertoe vindt plaats via encrypted protocol.